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conditions d'utilisation

conditions d'utilisation
Conditions générales d’occupation
de la salle polyvalente de LABASTIDE-CHALOSSE

Article 1 :Demande d’occupation

La salle est louée sur demande préalable de l’utilisateur au secrétariat de la mairie après consultation du planning d’occupation géré par M. TARIS (2ème Adjoint)

La location de cette salle peut être obtenue pour toutes manifestations compatibles avec la configuration des lieux. La Mairie se réserve le droit de refuser la location de cette salle.

Article 2 : Ouverture

Les heures d’ouverture de la salle pour la mise en place du matériel seront fixées d’un commun accord entre le responsable de la salle et l’utilisateur.

Article 3 : Tarifs

Les tarifs de location sont fixés par le Conseil Municipal (Délibération du 03/11/2015).

La location devra être réglée auprès de la mairie.

Article 4 : Résiliation

Toute résiliation d’une location devra être faite en mairie,30 joursau moins avant la date de la manifestation.

Article 5 : Convention

La société ou l’utilisateur devra signer une convention de mise à disposition.

Article 6 : Responsable

Le responsable de la salle a seule qualité pour le fonctionnement technique de la salle et pour autorisation de raccordement électrique des appareils particuliers. Il donnera toutes explications concernant l’utilisation de la salle (sanitaires, issues de secours, éclairage de secours, traiteurs…,).

Aucune modification sur les réseaux électriques et de sonorisation ne sera autorisée.

L’utilisateur doit s’engager à respecter scrupuleusement les consignes réglementaires de sécurité et celles qui lui sont communiquées par le responsable de la salle.

La salle doit rester complètement éclairée toute la durée des manifestations (intérieur et extérieur).

Pendant la manifestation et lorsque la salle est occupée par le public, le libre accès devra être laissé aux portes de secours, et ce de façon constante.

L’utilisateur devra s’assurer qu’avant la pénétration du public, l’éclairage de sécurité du type permanent est bien en service.

Article 7 : Installation – Enlèvement

La mise en place du matériel nécessaire à la manifestation (tables, chaises, etc) sera effectuée par l’utilisateur.

L’enlèvement du matériel incombera à l’utilisateur dans les mêmes conditions.

En aucun cas, sauf autorisation spéciale, l’utilisateur ne pourra effectuer de repas : avant la mise en place du matériel, après la manifestation et à l’enlèvement du matériel.

Article 8 : Nettoyage

Immédiatement après la manifestation, ou en cas de repas avant le lendemain midi, les locaux doivent être laissés propres et rangés : l’ensemble du mobilier doit être remis à sa place ; les sanitaires, la cuisine et la chambre froide doivent être vidés des matériels et remis dans l’état avant l’occupation de l’utilisateur.

Des balais et du matériel de nettoyage stockés seront tenus à disposition de l’utilisateur et fournis par le responsable de la salle.

Les abords devront être débarrassés de tous déchets, papiers ou détritus résultant de la manifestation.

Le tri des ordures doit être effectué, 1 container à verre est à disposition à côté de la salle. Des containers pour le tri sont à disposition à la sortie du village, route d’Hagetmau.

Article 9 : Etat des lieux

Toute dégradation faite au matériel ou à la salle est entièrement à la charge de l’utilisateur qui doit nommer une personne responsable pour la stricte application de cette disposition et en faire connaître le nom au moment de la location.

Un examen complet des lieux est fait au moment de la remise des clés avant et après la manifestation, par le responsable de la salle en présence de l’organisateur ou de son représentant.

Lorsque le matériel sera rendu, son état sera constaté : le matériel détérioré, cassé ou manquant sera facturé à l’utilisateur.

Article 10 : Décoration

Les affiches, insignes ou décorations de toutes natures ne peuvent être apposés à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux qu’avec l’autorisation et suivant les directives du responsable.

En particulier, pas de clous, de pointes ou autres dans les panneaux bois qui sont sur les murs à l’extérieur de la salle.

En vue de dispositions exceptionnelles à prendre, l’utilisateur doit se mettre en rapport avec le secrétariat au moins15jours avant la date fixée de la manifestation.

Article 11 : Responsabilité – Assurance

Tout accident corporel ou matériel survenu aux personnes, à l’équipement ou au matériel à l’occasion d’une manifestation est imputable à l’utilisateur.

Il sera exigé de chaque utilisateur une attestation d’assurance couvrant le risque responsabilité civile, le risque incendie et les risques locatifs. Cette attestation devra être fournie au moment de la demande de location.

Article 12 : Sécurité

La capacité de la salle sera respectée en fonction des normes de sécurité (max 150 personnes)

L’utilisateur sera responsable devant les autorités publiques. Le nom et les coordonnées de cette personne seront communiqués lors de la signature de la convention.

Article 13 :

En application du décret n°95-408 du 18 avril 1995 et dans le cadre de la lutte anti-bruit, l’utilisateur veillera à ce qu’il n’y ait pas de tapage à l’extérieur de la salle, en particulier la nuit.

Après22h, il est rappelé à l’utilisateur que les ouvertures et les portes de secours doivent être obligatoirement fermées mais non verrouillées par mesure de sécurité.

L’utilisateur sera tenu entièrement et personnellement responsable du non-respect de la réglementation préfectorale.

Dans la salle et conformément à l’arrêté préfectoral en vigueur toutes les manifestations ouvertes au public devront se terminer à3h du matin. Des dérogations individuelles ou collectives aux dispositions de l’article 2 pourront être accordées à titre temporaire par Monsieur le Maire lors de circonstances particulières et devront être demandées par l’utilisateur.

Article 14 :

L’utilisateur doit, le cas échéant, dès la location de la salle, se mettre en règle avec l’administration des impôts, l’union de recouvrement de sécurité sociale et d’allocations familiales et éventuellement de la société des auteurs compositeurs éditeurs de musique.

Article 15 : Tabac

Il est formellement interdit de fumer dans l’ensemble de la salle (décret n°478.92 du 29 mai 1992)

Article 16 :

Toute inobservation du présent règlement peut entraîner de la part de Monsieur le Maire ou de son représentant, un refus ou une annulation de la location de la salle. La décision de refus ou d’annulation est sans appel.

Article 17 : Règlement

L’utilisateur s’engage à respecter le présent règlement.

Toute demande de dérogation aux conditions ci-dessus devra être portée à la connaissance de la commission municipale qui tranchera et en dernier ressort de Monsieur le Maire.

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